Đang tải...
CÀI ĐẶT
CÀI ĐẶT
Tài liệu Hướng dẫn Sử dụng Hệ thống Quản trị & Vận hành (User Manual)
Hướng dẫn chi tiết từng vị trí bấm nút từ Báo giá ➔ Hợp đồng ➔ Scan đã ký ➔ Xử lý Hồ sơ
📍 Bấm vào đâu để tạo Báo giá mới:
📄 New Quotation ở khối Quick Create bên Sidebar trái.Quotations ➔ Bấm nút + Tạo báo giá mới ở góc phải.🖨️ Bấm vào đâu để In/Tải Báo giá gửi Khách hàng:
Tại danh sách Báo giá, bấm vào mã báo giá (Ví dụ: #Q-2507-0012) để mở màn hình chi tiết ➔ Ở góc trên bên phải, bấm nút 🖨️ In Báo Giá. Hệ thống sẽ tự động xuất mẫu Báo giá chính thức của TT25 để bạn tải file PDF hoặc in trực tiếp cho khách hàng.
📍 Bấm vào đâu khi Khách hàng đồng ý chốt Báo giá:
Vào màn hình chi tiết của Báo giá đó ➔ Bấm nút ✔ Duyệt & Khởi Tạo Hợp Đồng Tự Động (Accept & Generate Contract).
⚙️ Hệ thống tự động thực hiện:
Accepted.Contracts mang đầy đủ giá trị, dự án & khách hàng.📄 Xem Hợp Đồng Vừa Khởi Tạo ➔ để bạn nhảy thẳng sang Hợp đồng.🖨️ Bấm vào đâu để In Hợp đồng cho 2 bên ký:
Tại chi tiết Hợp đồng, bấm nút 🖨️ In Hợp Đồng PDF ➔ In thành 02 bản cứng cho Giám đốc TT25 & Khách hàng ký đóng dấu.
📤 Bấm vào đâu để Tải bản Scan đã ký và Kích hoạt:
Sau khi scan Hợp đồng đã đóng dấu ➔ Tại màn hình Hợp đồng đó, kéo xuống khung 📎 Tải lên Hợp đồng Scan (Đã ký) ➔ Chọn file Scan ➔ Bấm nút 🚀 Kích Hoạt Hợp Đồng (Activate).
✨ Kết quả tự động:
Hợp đồng chuyển trạng thái Active ➔ Doanh thu ghi nhận vào KPI Revenue ➔ Hệ thống TỰ ĐỘNG KHỞI TẠO HỒ SƠ (CASE) MỚI và gán vào Hàng chờ làm việc!
📥 Chuyên viên nhận việc từ đâu:
Chuyên viên vào menu My Queue ➔ Bấm vào Case (Ví dụ: #C-2507-0231) để làm việc.
📂 Tải tài liệu khách hàng & Đóng hồ sơ:
Upload để đính kèm Passport / Bằng cấp / LLTP. AI Engine sẽ tự động rà soát thông tin.✔ Hoàn Tất Hồ Sơ (Completed).Giới thiệu tổng thể nền tảng quản trị dịch vụ Đầu tư, Tư vấn, Visa & Giấy phép lao động
Nền tảng TT25 Enterprise System được thiết kế riêng cho mô hình quản trị dịch vụ tư vấn doanh nghiệp cao cấp. Hệ thống kết hợp giữa quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý tiến độ hợp đồng & quy trình hồ sơ thực tế (BPM), tích hợp Trợ lý trí tuệ nhân tạo TT25 AI Engine.
Quyền tối cao: Xem toàn bộ báo cáo doanh thu, phân quyền nhân sự, cài đặt cấu hình hệ thống & AI Engine.
Quản lý đội ngũ: Phân công hồ sơ cho chuyên viên, duyệt báo giá, theo dõi SLA & tải công việc nhân sự.
Chuyên viên xử lý: Tiếp nhận công việc từ My Queue, tải tài liệu khách hàng, cập nhật các bước tiến độ hồ sơ.
Trung tâm điều hành và theo dõi số liệu thực thời gian thực (Real-time Real API)
Lưu ý về Dữ liệu Thực: Màn hình Dashboard nạp 100% dữ liệu thực từ Backend Database. Nếu hệ thống mới khởi tạo hoặc chưa có số liệu, các chỉ số sẽ hiển thị chính xác số 0 chứ không dùng số liệu giả.
Khối Team Workload tự động lọc chỉ hiển thị những Chuyên viên đang phụ trách Hồ sơ thực tế (loại bỏ các tài khoản Admin 0 cases). Danh sách được tự động sắp xếp từ CAO ĐẾN THẤP theo số lượng hồ sơ để quản lý dễ dàng điều phối công việc.
Phân luồng hồ sơ gồm 5 chặng liên kết trực quan bằng mũi tên `→`:
Quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng Doanh nghiệp & Cá nhân
+ Tạo khách hàng ở góc phải trang Khách hàng. Nhập đầy đủ Tên công ty/Cá nhân, Mã số thuế/Passport, Email & Số điện thoại.Active - Đang hoạt động, VIP - Khách hàng ưu tiên).Quy trình tự động hóa từ báo giá đến khởi tạo Hợp đồng dịch vụ chính thức
Gửi báo giá. Khi khách hàng duyệt ➔ Nhấn Duyệt & Tạo Hợp đồng.Active, đồng thời tự động sinh một Case hồ sơ mới gán vào hàng chờ xử lý của Chuyên viên.Màn hình làm việc chính cho Chuyên viên xử lý thủ tục giấy tờ
Truy cập mục Hàng chờ cá nhân (My Queue) để xem danh sách nhiệm vụ được phân công riêng cho bạn.
Bấm vào nhiệm vụ ➔ Tải file giấy tờ bổ sung (Passport, Bằng cấp, LLTP) ➔ Chuyển sang bước tiếp theo.
Các hồ sơ có nhãn đỏ Overdue cần được ưu tiên xử lý trước để tránh ảnh hưởng chỉ số chất lượng dịch vụ.
Tạo tài khoản và quản lý vai trò truy cập của đội ngũ chuyên viên
Trang Phân quyền & Nhân sự (/staff) hiển thị danh sách toàn bộ nhân sự chính thức trong công ty (Ví dụ: Trương Công Trung, Lê Thị Mai, Nguyễn Văn An).
Cấp tài khoản mới:
Nhấn nút + Tạo tài khoản mới ➔ Nhập Họ tên, Email đăng nhập, Số điện thoại ➔ Gán vai trò (Owner, Manager, Staff). Tài khoản mới sẽ lập tức đăng nhập được vào hệ thống.
Các tính năng hỗ trợ thao tác siêu tốc trên giao diện
Tìm kiếm toàn cầu:
Bấm Ctrl + K để mở thanh tìm kiếm nhanh Hợp đồng, Nhiệm vụ và Nhân sự từ bất kỳ đâu.
Chuông Thông Báo Realtime:
Hiển thị số đỏ thông báo mới. Click để xem chi tiết và nhấn "Đánh dấu đã đọc".
Lịch Công Việc Mini:
Click icon Lịch trên Header để xem nhanh các deadline hồ sơ gấp cần hoàn thành hôm nay.
Tải file định dạng chuẩn TT25 Service Blueprint 10 Section và xem hướng dẫn viết quy trình chi tiết
Bản khung mẫu định dạng sẵn 10 Section tiêu chuẩn có đầy đủ Heading, Bảng và Block trống để nhân viên tự nhập quy trình thực tế.
File tham khảo hoàn chỉnh dịch vụ Giấy phép lao động (Work Permit) chứa đủ 7 bước, 10 giấy tờ & 7 Business Rules mẫu.
Hướng dẫn chi tiết từng quy tắc viết biểu thức IF/THEN, đặt tên bước, mã SLA, phân quyền và cách kiểm tra Parse Confidence ≥ 95%.
Step | Step Name | Role | SLA | Input | Output.Document | Required | Condition | Upload By | Expire.IF [Điều kiện] THEN [Hành động].Phân tách bạch minh giữa Thông Tin Chung (Metadata) và Cấu Hình Quy Trình (Blueprint Version Control)
Architecture Model Overview:
Service
├── General Information (Metadata: Tên, Mô tả, Đơn giá cơ sở, Danh mục...)
│ ✓ Chỉnh sửa trực tiếp trên UI & Bấm [ 💾 Lưu ] bất kỳ lúc nào
│
└── Blueprint (BPM Logic: Steps, SLA, Required Docs, Rules, Automation...)
✓ Quản lý chặt chẽ theo Version: Upload SOP / Direct Edit ➔ AI Parse ➔ Review ➔ Draft v1.1 ➔ Publish
✓ Bảo vệ các Case cũ giữ nguyên v1.0, chỉ áp dụng v1.1 cho các Case MỚI
Bảo vệ Hồ sơ đang chạy:
Bản ban hành LIVE (v1.0) không bao giờ bị ghi đè trực tiếp để đảm bảo hàng trăm Hồ sơ (Cases) đang thực thi không bị xáo trộn.
Tự động tách nhánh nháp:
Bấm [ ✏️ Edit Blueprint ] ➔ Hệ thống tự động khởi tạo bản nháp Draft v1.1 để bạn tự do chỉnh sửa an toàn.
Hai lớp dữ liệu linh hoạt:
File SOP.docx là file gốc lưu trữ, còn Blueprint trong Database mới là Nguồn Sự Thật (Source of Truth) cho phép sửa trực tiếp SLA (7d ➔ 5d) trên UI.
Tại tab 📜 Versions Timeline của mỗi Dịch vụ, hệ thống lưu lại toàn bộ nhật ký thay đổi (`v1.0`, `v1.1`, `v1.2`). Bạn có thể bấm nút [ 🔄 Restore ] để đưa quy trình về một phiên bản quá khứ bất kỳ lúc nào!
Các thao tác thêm/xóa tài khoản nhân viên, thiết lập quyền làm việc và quy trình xác nhận 2 lớp
Chuẩn hóa 4 Vai trò IAM chính chủ đạo (SaaS Standard):
Quản trị toàn bộ SaaS Platform (gndme). Quản lý danh sách các Tenant/Owner.
Dành cho Chủ doanh nghiệp (Tenant Owner). Quản lý nhân sự, tài khoản, khách hàng, dịch vụ, hợp đồng & cấu hình chung của doanh nghiệp.
Dành cho Quản lý chi nhánh/nhóm: Phân công hồ sơ Case, phê duyệt, giám sát SLA & Dashboard. Không quản lý User hay System Config.
Dành cho nhân viên trực tiếp thực thi hồ sơ, xử lý bước SOP, tải giấy tờ & bóc tách AI OCR.
Tách biệt rõ ràng giữa Quyền hạn và Hồ sơ cá nhân:
Ví dụ thực tế:
Anh Nguyễn Văn A có Role = Staff, Department = Pháp lý, Job Title = Legal Consultant và được cấp riêng Permission = ✓ Create Quotation.
Bắt buộc đổi mật khẩu: Khi nhân sự mới được tạo, hệ thống kích hoạt sẵn cờ Yêu cầu đổi mật khẩu. Ở lần đăng nhập đầu tiên với mật khẩu được cấp, hệ thống tự động chuyển hướng nhân viên về trang `/force-change-password` để thiết lập mật khẩu cá nhân an toàn.
Nhật ký bảo mật Audit Log: Mọi thao tác thay đổi vai trò (Role), thay đổi quyền ghi đè (Permissions override), reset mật khẩu hay thời điểm đăng nhập đều được ghi nhận tự động tại Tab 5: Audit Log bên trong Drawer nhân sự.